物流學堂
供應物流成本管理的要點
來源: 發(fā)布人:nets 發(fā)布時間:2016-10-08
企業(yè)的供應物流成本最容易“跑、冒、滴、漏”，在許多企業(yè)中，尤其是裝配型企業(yè)，其供應物流成本占企業(yè)總成本的60%以上，而其中部分成本可以通過適當?shù)墓芾硎侄伪苊獍l(fā)生。供應物流成本的管理要點如下：[4]
一、規(guī)范核準權(quán)限
不同類別的請購單要由不同管理層次的領(lǐng)導核準。
以原材料為例：
(1)請購金額預估在×萬元以上者，由科長核決。
(2)請購金額預估在×萬元至××萬元者，由經(jīng)理核決。
(3)請購金額預估在××萬元以上者，由總經(jīng)理核決。
另外，還應對與采購有關(guān)的人員及部門的權(quán)限作出明確的劃分。如：(1)采購部。運輸、辦公勞保用品、生產(chǎn)及輔助材料、委外加工材料等采購。
(2)采購經(jīng)理。采購計劃的編制、×萬以下訂單的審核及×萬以上訂單的復核、急需物料的跟催。采購員負責訂單的計算、下達的物料的跟催。
(3)倉儲部收料組。所有有形物料、設(shè)備及辦公勞保品的數(shù)量驗收。
(4)質(zhì)量管理部。所有生產(chǎn)及輔助材料質(zhì)量驗收。
(5)工程部。儀器設(shè)備的品質(zhì)驗收。
二、確定采購類別
原材料或零配件的請購一般首先由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃或即將簽發(fā)的生產(chǎn)訂單提出請購單。材料保管人員接到請購單后，應將材料保管卡上記錄的庫存數(shù)同生產(chǎn)部門需要的數(shù)量進行比較。當材料保管員認為生產(chǎn)所需的數(shù)量超過庫存的數(shù)量時，就應簽字同意請購。
對于從事大批量生產(chǎn)的企業(yè)，要有預先的采購計劃，如規(guī)定最低庫存量，使材料保管部門可以在庫存材料已達到最低庫存量時就提出請購單。采購計劃的制定要非常準確，否則會造成停工待料，增加管理費用，影響銷售和信譽；或者會造成資金的積壓、場地的浪費、物料的變質(zhì)。所以依據(jù)生產(chǎn)計劃制定采購計劃，按采購計劃適時地進料，既能使生產(chǎn)、銷售順暢，又可以節(jié)約成本。
臨時性物品的采購需求通常由使用部門直接提出。由于這種需要很難納入采購計劃之中，因此使用者在請購單上一般要對采購需求作出描述，解釋其目的和用途。請購單須由使用部門的領(lǐng)導審批同意，并須經(jīng)資金預算的負責人員同意簽字后，采購部門才能辦理采購手續(xù)。
三、采用多種采購形式
(1)招標采購。將物料采購的所有條件詳細列明，刊登公告。投標廠商按公告的條件，在規(guī)定時間內(nèi)，交納投標押金，參加投標。招標采購的開標按規(guī)定必須至少三家以上廠商從事報價投標方得開標，開標后原則上以報價最低的廠商得標，但得標的報價仍高過標底時，采購人員有權(quán)宣布標底，或征得監(jiān)辦人員的同意，以議價方式辦理。
(2)詢價采購。采購人員選取信用可靠的廠商，將采購條件講明，并詢問價格或寄送詢價單，并促請對方報價，比較后確定采購對象。
(3)比價采購。采購人員請數(shù)家廠商提供價格性能、質(zhì)量等，進行比較后，決定廠商進行采購。
(4)議價采購。采購人員與廠商經(jīng)討價還價后，議定價格進行采購，詢價、比價和議價通常情況下是結(jié)合使用的，很少單獨進行。
(5)訂價采購。購買物料數(shù)量巨大，非幾家廠商所能全部提供的，則確定價格現(xiàn)款收購。
(6)公開市場采購。采購人員在公開交易或拍賣時隨時機動地采購，因為大量需要物料時，價格變動會比較頻繁。
四、決定合適的采購價格
決定一個合適的價格一般要經(jīng)過以下幾個步驟：
(1)多渠道詢價。多方面打探市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價格等。
(2)比價。分析各供應商提供材料的性能、規(guī)格、品質(zhì)、數(shù)量等要素后才能建立比價標準。
(3)自行估價。自己成立估價小組，由采購人員、技術(shù)人員、成本會計等人組成，估算出符合品質(zhì)要求的、較為準確的底價資料。
(4)議價。根據(jù)底價的資料、市場的行情、供應商用料的不同、采購量的大小、付款期的長短等與供應商議定出一個雙方都能合理接受的價格。
五、控制訂購批量
對物品采購量的控制，采購部門首先應對每一份請購單審查其請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)，其次是檢查使用物品和審核物品使用的部門負責人是否在請購單上簽字同意。對于需大量采購的原材料、零配件等，必須作各種采購量對成本影響的成本分析。內(nèi)部控制制度必須對這些成本分析作出強制性的規(guī)定，指定專人對成本分析是否實施進行監(jiān)督。成本分析將各種請購項目進行有效地歸類，然后測算成本；對于請購數(shù)量不大或零星采購的物品，采購批量的成本分析控制可對照資金預算來執(zhí)行。
經(jīng)濟訂購量是指在存貨總成本最低的情況下所訂購的批量，存貨總成本包括訂購成本和存貨儲備成本。訂貨成本隨訂購量的增加而減少，包括：
(1)請購手續(xù)成本。請購所花的人工費用、用品費用、部門負責人及有關(guān)部門的審查費用。
(2)采購成本。包括估價、詢價、比價、議價、采購、通信聯(lián)絡、事務用品等所花的費用。
(3)進貨驗收成本。檢驗人員進行驗收所花費的人工費用、交通費用、檢驗儀器儀表費用等。
(4)入庫成本。裝卸搬運所花費的成本。
(5)其他成本。如會計入賬支付款項所花費的成本等。
與訂貨成本相反，存貨儲備成本會隨著訂購量的增加而增加，包括：
(1)存貨的保養(yǎng)維護所需資金的機會成本。投入了資金就使其他需要使用資金的地方喪失了使用這筆資金的機會，這就是機會成本。
(2)搬運成本。存貨數(shù)量增加，則搬運和裝卸的成本就增加，搬運員工與搬運設(shè)備同樣會增加投資。
(3)倉儲成本。倉庫的租金或維護費用及倉庫管理、盤點的費用。
(4)折舊及陳腐成本。存貨容易發(fā)生品質(zhì)變異、破損、報廢、價值下跌、增加呆滯料等所造成的成本損失。
(5)其他成本。如存貨的保險費用稅金、防盜費用等。
六、購貨訂單的填制
采購部門在議定合適的價格后，應及時填制購貨訂單。由于購貨訂單是授權(quán)執(zhí)行并記錄經(jīng)濟業(yè)務的憑證，因而對它的控制相當重要。購貨訂單的控制包括：
(1)預先應對每份訂單進行編號，以確保日后訂單能被完整地保存，并能夠在會計上對所有購貨訂單進行處理。
(2)在訂單向供應商發(fā)出前，必須由專人檢查訂單是否得到授權(quán)人的簽字，以及是否經(jīng)請購部門負責人批準的請購單作為支持憑證，以確保購貨訂單的有效性。
(3)由專人復查訂單的編制過程和內(nèi)容。包括復查有關(guān)供應商的主要文件資料、價格數(shù)量和金額的計算，等等。其中價格須同根據(jù)過去經(jīng)驗確定的標準或平均價格作比較，以保證購貨訂單的正確性。
(4)訂購手續(xù)辦完后，應即填制訂單一式三聯(lián)，并將第一、第二聯(lián)送請購單位登記，以便讓請購人證實購貨訂單的內(nèi)容是否符合他們的要求，此外，還應送至驗收部門，以便他們在收到貨物時有驗收的標準。